[Tutorial] Cómo automatizar el envío de emails con Zapier

Captar el contacto de todo cliente potencial o persona a la que queramos impactar a posteriori es muy importante, pero es solo el primer paso.

Tener que contactar manualmente a cada persona que deja sus datos en uno de nuestros formularios es una tarea manual que podría automatizarse para poder ahorrarnos mucho tiempo que podremos invertir en cosas en las que realmente aportemos un valor diferencial.

En este post aprenderás a cómo automatizar el envío de emails a las personas que dejan sus datos de contacto en tu formulario.

Para ello utilizaremos 3 herramientas, todas ellas gratuitas:

• Tally para crear un formulario a través del cual obtener los datos de contacto de la gente (ej: cliente potencial).
• Gmail para enviar el correo automático.
• Zapier para conectar Tally con Gmail y automatizar el envío de emails.

El paso a paso para automatizar el envío de correos electrónicos

A continuación te explico los 2 pasos que deberás realizar para crear un formulario y enviar un email automático a la gente que lo rellene, gracias a Zapier.

Paso 1: Crea un formulario en Tally

Lo primero que necesitaremos es un formulario en el que pedir el correo de contacto de la persona a la que queremos enviarle un email automatizado.

Para ello deberemos acceder a Tally y crear un nuevo formulario en el que pediremos toda la información que necesitemos saber de nuestro potencial cliente o persona a la que queramos contactar.

En nuestro caso hemos creado un formulario sencillo pidiendo nombre, empresa y correo.

Es importante que publiques el formulario y lo rellenes al menos una vez para comprobar que funciona bien (además, el formulario necesitará haber recibido una respuesta para poder hacer la automatización vía zapier, luego te contamos porqué).

Podrás crearlo añadiendo bloques de “Question + Short Answer”, “Question + Email”, etc. en función de los datos que quieras pedir.

Si nunca has utilizado Tally, te recomendamos que veas el video este video en el que te enseñamos a crear un formulario avanzado con Tally para captar leads más cualificados.

Paso 2: Crea la automatización en Zapier

Para ello crearemos un nuevo Zap en el que añadiremos a Tally como herramienta principal en el primer bloque y seleccionaremos “New Submission” como Trigger (desencadenante).

Le daremos a “Continue” y, tras conectar la cuenta de Tally con Zapier satisfactoriamente, seleccionaremos el formulario de Tally que queremos utilizar para la automatización y le daremos a “Test Trigger”.

Para que el Test Trigger no de error, te recuerdo que deberás haber rellenado previamente el formulario con datos (aunque sean ficticios) para que Zapier pueda comprobar que todo funciona correctamente.

Tras haber añadido la conexión con Tally para que se ejecute el Trigger, deberemos definir la acción que queremos que ocurra. Para ello conectaremos Zapier con Gmail.

Para ello, buscamos la herramienta en el buscador y al seleccionarla deberemos definir el evento (acción) que queremos que ocurra, en nuestro caso “Send email”.

Continuamos, conectamos nuestra cuenta y entraremos en detalle a definir la acción que queremos que suceda.

Veremos diferentes acciones, te digo qué debes poner en cada una:

• To: seleccionarás el campo de Tally en el que pidas el correo de la persona, esto es clave porque será al correo al que se envíe el email automatizado a posteriori.
  En nuestro caso queda así:

• Subject: escribir el asunto de tu email (ojo, puedes añadir datos que saques de la contestación de la persona al Tally para personalizar el asunto).
• Body: el mensaje que quieres hacerle llegar y saber vía gmail (también puedes añadir datos específicos de la contestación de la persona en tu Tally).
  Ejemplo:

Podremos añadir más información como gente en copia, firma, archivos, etc. pero en este post queremos explicar lo esencial para poder enviar tu primer email automatizado.

Tras hacer estos pasos, le daremos a “test” y si está todo bien el email se habrá enviado.

Así que ahora sí, le daremos a publicar y la conexión se habrá efectuado correctamente y la automatización empezará a correr en todo momento en el que una nueva persona deje su contacto en nuestro formulario.

Puedes hacer la prueba volviendo a rellenar el formulario tú mismo.

Si te has perdido en alguno de los pasos o prefieres seguir el proceso en video, en Nocodehackers hemos grabado un video explicándote cómo conectar Tally y Gmail mediante Zapier para enviar correos automáticamente.

¿Dónde aprender a hacer automatizaciones?

Saber cómo hacer automatizaciones (aunque sea las más sencillas) puede ahorrarte mucho tiempo y dinero, y lo mejor de todo es que no necesitas ser un perfil técnico ni saber programar para conseguirlo, porque desde Nocodehackers te enseñamos a hacerlo sin que tengas que escribir ni una línea de código.

Con nuestro curso gratuito de automatizaciones podrás aprender las bases sobre Zapier (la herramienta que hemos utilizado en el post de hoy) y Make (otra de las herramientas más conocidas para automatizar) para empezar a hacer tus primeras automatizaciones sin depender de terceros.

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