Las principales herramientas que se nos vienen a la mente a la hora de elegir la plataforma adecuada para gestionar información, datos y proyectos y organizarte de manera efectiva son Airtable y Notion.
Ambas herramientas son muy completas y tienen diferentes características y funcionalidades, por lo que elegir cuál es mejor para tu caso concreto se vuelve una tarea difícil. En este artículo vamos a comparar Airtable y Notion para ayudarte a encontrar la mejor opción para ti, pudiendo tomar una decisión informada.
Veremos primero las principales características y casos de uso de ambas herramientas por separado, para luego compararlas, ver en qué se diferencian y decantarnos por una o por otra:
Airtable es una plataforma de gestión de bases de datos que combina la flexibilidad de una hoja de cálculo o excel con las características de una base de datos.
Permite a los usuarios crear bases de datos personalizadas para almacenar y organizar cualquier tipo de información de manera estructurada, así como poder presentar la información de una manera visual a modo dashboard utilizando sus interfaces y poder desencadenar automatizaciones en función de los datos recogidos en la herramienta.
Airtable tiene 3 funcionalidades principales: datos, automatizaciones e interfaces.
Apalancándonos en las diferentes características y funcionalidades que tiene la herramienta (y que acabo de presentarte) hay diversos casos de usos que se le pueden dar a Airtable:
Además de los casos de uso mencionados (los cuales se pueden hacer internamente desde la herramienta), uno de los principales casos de uso de Airtable la utilización de la herramienta como Back-end desde la que gestionar los datos y la lógica que va por detrás de cualquier Front-end (la interfaz que ve directamente el usuario).
Notion es una “herramienta todo en uno” (como se llama a sí misma) que combina notas, documentos y bases de datos en una sola plataforma.
Es conocida por la libertad que da a la hora de crear principalmente sistemas de organización, ya que parte de un lienzo en blanco al que puedes ir añadiendo tantos bloques como quieras hasta dar con la solución perfecta adaptada a tu problema o necesidad.
Apalancándose en los documentos y bases de datos, Notion ofrece diferentes funcionalidades:
Haciendo uso de los documentos y las bases de datos, Notion suele utilizarse principalmente como sistema de toma de notas (tanto personales como wiki para empresas) y sistema de organización y planificación. Veamos diferentes casos de uso:
Notion, como Airtable, también puede utilizarse como Back-end (aunque no es tan robusto como Airtable) integrado en terceras herramientas para, por ejemplo, crear en base a una base de datos y documentos, una página web sencilla.
Como diferencias clave destacaría que Airtable está principalmente enfocada a la gestión de base de datos y back-end a través del cual aplicar lógica condicional y automatizaciones y ser utilizada como interfaz sobre la que mostrar de una forma más amigable la información almacenada en ella.
Por otro lado, Notion, aunque tiene unas bases de datos muy potentes, no es su único caso de uso, porque diríamos que se centra principalmente en la documentación de información (más estilo notas) y su posterior organización a través de las bases de datos.
Pero veamos las diferencias entre ambas herramientas, eligiendo cuál es mejor según caso de uso:
Sin duda Notion está creada haciendo énfasis en la toma de notas, a través de las cuales crear Wikis o sistemas de conocimientos organizados con sus bases de datos.
Y, aunque en Airtable puedes añadir toda la información en texto que quieras (de hecho tienen una propiedad que se llama específicamente “texto largo”), no es la más indicada para hacerlo, ni mucho menos para darle formato y maquetar de forma personalizada el texto a tu estilo.
Por lo que aquí, la ganadora es Notion.
Aunque ni Airtable ni Notion sean herramientas creadas con el foco principal de hacer automatizaciones, la realidad es que ambas nos ofrecen la posibilidad de automatizar.
Pero en este aspecto Airtable ha hecho un mayor esfuerzo en ofrecer más posibilidades a la hora de realizar automatizaciones de forma nativa, siendo este uno de sus fuertes (es una de sus principales funcionalidades, junto a la Data y las Interfaces) y permitiéndonos una gran lógica condicional.
Con Notion también podrás realizar automatizaciones internas, aunque la realidad es que en este aspecto encontrarás limitaciones rápidamente.
Por lo que en este aspecto, Airtable gana a Notion.
Ambas herramientas pueden utilizarse como Back-end para un Fron-end (ej: página web, aplicación, etc.) al ser bases de datos, pero sin duda Airtable tiene como principal caso de uso el ser utilizada como Back-end al contar con una API muy potente (lo que permite integrarse muy bien con aplicaciones y servicios externos) y ser una base de datos bastante más robusta que Notion.
De hecho es la base de datos más utilizada como Back-end en herramientas No-code muy conocidas como Zapier, Make, Glide, Softr, etc.
Tanto Airtable como Notion ofrecen una versión gratuita con las funciones necesarias para la gran mayoría de casos de uso.
Pero la versión gratuita de Airtable tiene menos limitaciones que la de Notion, herramienta con la que te encontrarás con fricciones a la hora de realizar ciertas automatizaciones y hacer uso de la inteligencia artificial (principalmente) en la versión gratuita.
Dicho esto, la versión de pago de Notion es más accesible en comparación con la de Airtable, que puede encarecerse rápidamente, sobre todo si quieres añadir colaboradores en tu espacio.
La elección entre Airtable y Notion dependerá de tus necesidades específicas y preferencias de uso.
No podemos decantarnos por una en concreto a nivel general, porque ambas herramientas tienen casos de uso diferentes, pero sí podemos decirte que…
Si buscas una alternativa a Notion que se centre más en la gestión de bases de datos, así como en las automatizaciones y creación de dashboards, sin duda Airtable es la alternativa ganadora.
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