Airtable vs Excel: ¿Cuál es mejor? Diferencias y comparativa
Si estás entre Airtable y Excel, esto es para ti. ¿Qué herramienta cumple mejor la función de base de datos? Descubre sus diferencias y similitudes con esta comparativa.
Hace unos años cuando hablábamos de bases de datos en las cuales poder documentar datos, hacer tablas, etc. solo se nos venía a la cabeza Excel, la herramienta por excelencia para ello.
Pero a día de hoy Airtable le está haciendo la competencia.
En este post veremos la diferencia entre Airtable y Excel a la hora de gestionar datos y organizar información a modo base de datos, profundizando en sus características, casos de uso y diferencias para, finalmente, ver qué herramienta es mejor. Vamos con ello:
¿Qué es Airtable?
Airtable es una plataforma de gestión de bases de datos que combina la flexibilidad de una hoja de cálculo o excel con las características de una base de datos.
Permite a los usuarios crear bases de datos personalizadas para almacenar y organizar cualquier tipo de información de manera estructurada, así como poder presentar la información de una manera visual a modo dashboard utilizando sus interfaces y poder desencadenar automatizaciones en función de los datos recogidos en la herramienta.
¿Cuáles son las principales características de Airtable?
Airtable tiene 3 funcionalidades principales: datos, automatizaciones e interfaces.
Herramienta con una interfaz fácil de usar e intuitiva, tipo hoja de cálculo.
Personalización avanzada de bases de datos.
Se pueden crear diferentes vistas para una misma base de datos (ejemplo: vista kanban, calendario, timeline…) en función de la manera en la que quieras ver lo información.
Creación de propiedades específicas para cada tipo de dato a almacenar (por ejemplo: email, teléfono, fecha, URL, etc.), lo que permite poder interactuar con esos datos con una mayor facilidad.
Podrás dar diferentes colores a los registros en base a condiciones previamente definidas.
Podrás filtrar, agrupar y ordenar la información a tu gusto en función de los criterios que elijas.
Creación de fórmulas personalizadas que hagan cálculos, etc.
Puedes relacionar datos entre las diferentes tablas de una base de datos. Por ejemplo: relacionar un objetivo con sus respectivos proyectos y cada proyecto con sus tareas a realizar.
Automatizaciones nativas que se desencadenan en base a diferentes criterios a través de las cuales poder actualizar un registro ya creado automáticamente, enviar un email, etc.
Tiene integraciones con un sin fin de herramientas: Google Calendar, Slack, Gmail, etc.
Puedes crear formularios nativos con los que añadir automáticamente las respuestas a la base de datos.
Creación de dashboards con los que presentar la información de manera visual con gráficas, etc.
Creación de apps internas a través de las cuales interactuar con la información de las bases de datos desde una interfaz mucho más amigable.
Capacidad de colaboración en tiempo real.
¿Cuáles son los principales casos de uso de Airtable?
Apalancándonos en las diferentes características y funcionalidades que tiene la herramienta (y que acabo de presentarte) hay diversos casos de usos que se le pueden dar a Airtable:
Gestión de proyectos: pudiendo llevar un seguimiento detallado desde Airtable de los diferentes proyectos en activo, tareas a realizar asignadas a su responsable, estimación por horas, etc.
Creación de bases de datos de clientes (CRM estilo Hubspot).
Organización de eventos o contenidos utilizando el calendario.
Creación de directorio (ya sea de recursos, restaurantes…)
Gestión de tickets y soporte de incidencias.
Seguimiento y gestión de inventario y stock.
Gestión de caja: ver diferentes movimientos realizados, cashflow, etc.
Procesos de selección.
Además de los casos de uso mencionados (los cuales se pueden hacer internamente desde la herramienta), uno de los principales casos de uso de Airtable la utilización de la herramienta como Back-end desde la que gestionar los datos y la lógica que va por detrás de cualquier Front-end (la interfaz que ve directamente el usuario).
¿Qué es Excel?
Excel es una herramienta de hojas de cálculo desarrollada por Microsoft, ampliamente utilizada en todo el mundo. Es conocida por su capacidad para realizar cálculos complejos, análisis de datos y visualización de información a través de gráficos y tablas dinámicas.
¿Cuáles son las principales características de Excel?
Capacidad de cálculo: Excel es muy potente para realizar cálculos matemáticos y estadísticos complejos.
Gráficos y tablas dinámicas: Permite la creación de gráficos y tablas dinámicas para una visualización avanzada de datos.
Amplia compatibilidad: Es compatible con numerosos formatos de archivos y se integra bien con otros productos de Microsoft Office.
Funcionalidades avanzadas de filtrado y clasificación: Excel permite organizar y analizar grandes volúmenes de datos con herramientas avanzadas de filtrado y clasificación.
¿Cuáles son los principales casos de uso de Excel?
Análisis de datos: Ideal para el análisis detallado y complejo de grandes conjuntos de datos.
Finanzas y contabilidad: Utilizado para presupuestos, previsiones financieras y contabilidad.
Gestión de inventarios: Para llevar el control de stock y recursos.
Informes y dashboards: Para la creación de informes visuales y paneles de control interactivos.
¿En qué se diferencian Airtable y Excel? Diferencias clave
Aunque ambas herramientas tengan un propósito parecido, servir de base de datos en la que poder documentar, organizar y visualizar diferentes tipos de datos; la realidad es que tienen diferencias significativas:
¿Cuál es más fácil de usar: Airtable o Excel?
Airtable es generalmente más fácil de usar gracias a su interfaz intuitiva y sus capacidades de arrastrar y soltar. No requiere conocimientos técnicos avanzados, lo que lo hace accesible para usuarios de todos los niveles.
Excel, por otro lado, puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada debido a su vasta cantidad de funcionalidades y opciones avanzadas. Sin embargo, para usuarios experimentados, esta complejidad puede traducirse en una mayor flexibilidad.
También es cierto que Excel suele enseñarse más en la educación tradicional, por lo que la gran mayoría de las personas está ya familiarizada con la herramienta.
¿Cuál es mejor para analizar datos: Airtable o Excel?
Excel es la herramienta preferida para análisis de datos profundos y complejos. Sus funciones avanzadas de cálculo, gráficos, y tablas dinámicas lo hacen ideal para este propósito.
Airtable ofrece capacidades básicas de análisis de datos pero no está diseñado para análisis estadísticos avanzados. Es más adecuado para la organización y visualización sencilla de datos.
Aunque la realidad es que Airtable te permite crear Dashboards muy visuales a golpe de pocos clicks gracias a su funcionalidad “Interfaces”. Un ejemplo:
¿Cuál es mejor para la gestión de proyectos: Airtable o Excel?
Airtable sobresale en la gestión de proyectos gracias a sus vistas personalizables, capacidades de colaboración en tiempo real y fácil integración con otras herramientas. Es ideal para equipos que necesitan una solución flexible y visual.
Excel también puede ser utilizado para la gestión de proyectos, pero su enfoque está más en el análisis de datos que en la colaboración y visualización dinámica.
¿Cuál es mejor para automatizar procesos: Airtable o Excel?
Airtable permite infinidad de automatizaciones nativas desde la propia herramienta, además de poder expandir el límite de las automatizaciones integrando Airtable con herramientas No-code para automatizar como Make o Zapier.
Excel ofrece automatización avanzada mediante macros y VBA, lo que permite una mayor personalización pero requiere conocimientos de programación.
¿Cuál es mejor para utilizar de Back-end: Airtable o Excel?
Airtable es una excelente opción para utilizar como back-end en infinidad de herramientas No-code, de hecho es uno de los principales casos de uso de Airtable al contar con una API muy potente (lo que permite integrarse muy bien con aplicaciones y servicios externos).
De hecho es la base de datos más utilizada como Back-end en herramientas No-code muy conocidas como Zapier, Make, Glide, Softr, etc.
Excel no está diseñado para funcionar como back-end de aplicaciones, aunque puede ser utilizado para este propósito en situaciones muy básicas.
¿Cuál es más barato: Airtable o Excel?
Airtable ofrece un plan gratuito con funcionalidades limitadas (aunque suficientes para empezar) y varios planes de pago que varían según las necesidades de uso. Puedes ver el pricing exacto de Airtable aquí.
Excel requiere una suscripción a Microsoft 365, lo que puede ser más costoso, pero también ofrece un conjunto completo de herramientas adicionales.
Entonces, ¿qué herramienta es mejor: Airtable o Excel?
La realidad es que, como en la gran mayoría de decisiones, es un gran depende.
Dependerá del caso de uso concreto para el cual quieras utilizar estas aplicaciones.
Pero sin duda, si lo que quieres es una base de datos que poder utilizar como back-end para conectarla a otras herramientas, al mismo tiempo que poder organizar la información de forma más estructurada y poder hacer uso de las automatizaciones y los dashboards / herramientas internas que te permite crear con las “interfaces”, sin duda Airtable es la herramienta para ti.
Si por el contrario lo que necesitas es una herramienta más enfocada en el análisis de datos avanzados en profundidad, quizá la herramienta más adecuada para ti sea Excel.
La alternativa a Excel: Airtable
Desde Nocodehackers estamos seguros de que Airtable es la mejor alternativa a Excel y a las hojas de cálculo, ya que básicamente es la versión mejorada con superpoderes de estas herramientas.
Es una de las primeras herramientas que recomendamos aprender a cualquier persona que nos pregunta sobre No-code y es la herramienta que más utilizamos cuando hacemos proyectos que necesiten de un Back-end para terceros.
Así que, para nosotros, sin lugar a dudas Airtable es la mejor alternativa a Excel y le supera con creces en la gran mayoría de casos de uso.
¿Dónde aprender a usar Airtable? Cursos que puedes hacer
Desde Nocodehackers no solo realizamos proyectos de terceros utilizando Airtable, sino que además enseñamos a aquellas personas que quieren aprender sobre la herramienta.
Tenemos 2 cursos sobre Airtable y en función de tu nivel te encajará más uno o el otro.
El primero es nuestro curso de iniciación a Airtable, es gratuito y está dirigido a aquellas personas que no saben Airtable o que tienen conocimientos básicos sobre la herramienta. En él te enseñamos todo lo que necesitas saber sobre la herramienta para empezar a utilizarla con autonomía.
El segundo es nuestro curso avanzado de Airtable, en él te convertirás en todo un experto en la herramienta a lo largo de 8 semanas (lo que dura la formación) y +100 lecciones.
Una formación completamente orientada a la práctica, con retos a entregar sobre los que recibirás feedback personalizado y una sesión de dudas en directo con el profesor a la semana.
Si ya sabes sobre Airtable pero quieres dar el siguiente paso, sin duda el Airtable Workshop es para ti.
.svg){kind=icon}
