Cómo hacer una automatización con IA sin programar

En este tutorial vas a hacer tu primera automatización con inteligencia artificial (IA) sin programar. Ordena los correos que te llegan a Gmail y te deja preparada la respuesta.

La IA lee cada correo, decide si es un presupuesto, un pedido o una factura, le pone su etiqueta y escribe un borrador para que solo tengas que revisarlo. A diferencia de un filtro normal de Gmail, que solo reconoce palabras exactas, entiende de qué va el correo aunque el cliente lo diga a su manera.

La montarás paso a paso en Make, una herramienta No-code que conecta aplicaciones, y te llevas las instrucciones listas para copiar.

Cómo hacer una automatización con IA paso a paso

Casi todo el trabajo va antes de abrir ninguna herramienta. Eliges la tarea, dibujas el flujo y escribes el prompt, la instrucción que le das a la IA. Después lo montas todo en Make. En el ejemplo, la IA clasifica los correos que entran en Gmail y prepara un borrador para los que tiene claros.

Elige una sola tarea repetitiva para empezar

Busca una tarea que repitas cada semana con los mismos pasos y en la que tengas que leer algo y decidir. Si dudas, mira estas automatizaciones con IA para tu negocio.

Elige solo una, porque si montas tres a la vez y algo falla, te costará encontrar el problema. Para las primeras pruebas, deja fuera los datos personales de clientes, ya que el flujo manda todo lo que lee a la empresa que hay detrás de la IA.

Dibuja el flujo con disparador, IA y acción

Antes de abrir Make, apunta en un papel las tres piezas. El disparador pone en marcha el flujo, la IA decide qué hacer con lo que llega y la acción es lo que pasa con su resultado.

En el ejemplo, el disparador es un correo nuevo en Gmail. La IA mira si es una petición de presupuesto, una duda sobre un pedido, una factura o algo que no tiene claro, y en los tres primeros casos escribe un borrador. La acción etiqueta el correo y guarda el borrador para que lo revises tú.

Escribe el prompt y pruébalo antes de montar nada

Para que la IA no improvise con cada correo, el prompt lleva el contexto de tu negocio, los tipos de correo y cómo reconocer cada uno, qué hacer con los casos dudosos y un formato fijo de respuesta.

Ese formato es JSON, un texto que guarda cada dato en su propio campo para que Make lea por separado el tipo y el borrador.

Pruébalo antes en el chat de ChatGPT o Claude con una decena de correos reales a los que hayas quitado nombres, teléfonos y direcciones. Corrígelo hasta que acierte casi todos sin inventarse precios ni plazos. Esta es la plantilla del ejemplo.

Eres el asistente de [tu negocio], que [a qué se dedica]. Lee el correo del final y haz dos cosas.

1. Clasifícalo en uno de estos tipos.
- Presupuesto, si pide precio o información de un servicio.
- Pedido, si pregunta por un pedido o una entrega.
- Factura, si pide o envía una factura.
- Revisar, si no encaja en ninguno o tienes dudas.

2. Escribe un borrador de respuesta breve, tuteando y firmado como [tu nombre], sin inventar precios ni plazos. Si el tipo es Revisar, deja el borrador vacío.

Responde solo con este JSON, sin texto antes ni después.
{"tipo": "", "borrador": ""}

[Asunto y texto del correo]

Eres el asistente de [tu negocio], que [a qué se dedica]. Lee el correo del final y haz dos cosas.

1. Clasifícalo en uno de estos tipos.
- Presupuesto, si pide precio o información de un servicio.
- Pedido, si pregunta por un pedido o una entrega.
- Factura, si pide o envía una factura.
- Revisar, si no encaja en ninguno o tienes dudas.

2. Escribe un borrador de respuesta breve, tuteando y firmado como [tu nombre], sin inventar precios ni plazos. Si el tipo es Revisar, deja el borrador vacío.

Responde solo con este JSON, sin texto antes ni después.
{"tipo": "", "borrador": ""}

[Asunto y texto del correo]

Eres el asistente de [tu negocio], que [a qué se dedica]. Lee el correo del final y haz dos cosas.

1. Clasifícalo en uno de estos tipos.
- Presupuesto, si pide precio o información de un servicio.
- Pedido, si pregunta por un pedido o una entrega.
- Factura, si pide o envía una factura.
- Revisar, si no encaja en ninguno o tienes dudas.

2. Escribe un borrador de respuesta breve, tuteando y firmado como [tu nombre], sin inventar precios ni plazos. Si el tipo es Revisar, deja el borrador vacío.

Responde solo con este JSON, sin texto antes ni después.
{"tipo": "", "borrador": ""}

[Asunto y texto del correo]

Monta la automatización en Make

En Make, cada automatización es un escenario y cada paso es un módulo. Si nunca has creado un escenario, el tutorial de Make te enseña desde cero. Para este, crea primero en Gmail las etiquetas Presupuesto, Pedido, Factura y Revisar, y después abre un escenario nuevo y añade estos módulos en orden.

1. Gmail, Watch emails. Conecta tu cuenta e indica qué correos tiene que vigilar, por ejemplo los de la bandeja de entrada.

2. Simple text prompt. Lo encuentras buscando OpenAI, pero no necesitas cuenta allí, porque usa la IA integrada de Make. Pega el prompt y pulsa en el hueco del final. Se abre un panel con los datos del correo y ahí eliges el asunto y el texto.

3. JSON, Parse JSON. Convierte la respuesta de la IA en dos campos, «tipo» y «borrador». Mándate un correo de prueba y pulsa Run once para que Make reconozca esos campos.

4. Router, en Flow controls. Manda cada correo por un camino distinto según su tipo. Crea tres rutas, una para Presupuesto, otra para Pedido y otra para Factura, y ponle a cada una un filtro, como «tipo igual a Presupuesto».

5. Al final de cada ruta, añade Update email labels con su etiqueta y Create a draft email con el campo «borrador» como texto y la dirección de quien te escribió como destinatario.

6. Añade una cuarta ruta sin filtro, márcala como fallback route y pon en ella solo Update email labels con la etiqueta Revisar. Por ella pasa todo lo que no encaja en las otras tres.

La IA integrada la pagas con créditos de Make, y el plan gratuito trae 1.000 al mes. Cada correo gasta unos cuatro, uno por cada módulo que va después de Gmail salvo el Router, más algo por la IA según lo largo que sea. Además, el escenario gasta uno cada vez que mira si hay correos nuevos, aunque no los haya.

Si quieres otro modelo de IA o tu propia cuenta de OpenAI o Claude, necesitas un plan de pago de Make y la clave de acceso que te da el proveedor. Lo que gastes se lo pagas a él aparte, aunque tengas ChatGPT Plus o Claude Pro, y con un modelo barato un correo corto cuesta menos de un céntimo.

Pruébala con correos reales antes de dejarla sola

Con el prompt ya afinado, mándate desde otra cuenta unos cuantos correos reales, igual de limpios que en la prueba del chat. Pulsa Run once y revisa cada etiqueta y cada borrador.

Cuando todo cuadre, actívala para que funcione sola y elige en sus ajustes de programación cada cuánto mira el correo. El plan gratuito permite cada 15 minutos, pero así los 1.000 créditos se acaban en unos diez días. Una vez por hora son unos 720 al mes solo en mirar, y te queda margen para unos 60 correos.

La automatización no envía nada, solo deja borradores, porque la IA a veces se equivoca o se inventa un dato, y lo que no sabe clasificar ya lo aparta la ruta de Revisar. Ajusta el prompt con los fallos de las primeras semanas.

Ya tienes una automatización con IA que ordena tus correos y te deja la respuesta preparada. Para la siguiente tarea, repite el mismo método y no la montes hasta que el prompt acierte en el chat.

Si quieres seguir automatizando, empieza gratis con el curso para automatizar tu negocio con IA y No-code.